Quando um leitor faz uma pesquisa num serviço documental (biblioteca, arquivo ou outro) alimenta a expectativa de obter a informação sobre os documentos pretendidos, sem “ruído” e sem “silêncio”, ou seja, sem que obtenha referências que nada têm a ver com a pesquisa, mas também que não falte informação que deveria ter obtido.
Para recuperar informação com essa qualidade, os membros dos serviços de documentação, os bibliotecários, por exemplo, têm de recorrer a normas e respeitá-las rigorosamente. Contudo, em certas operações, como é o caso da identificação de um tema ou assunto de um documento (indexação, classificação), não há normas, apenas princípios gerais. Um das formas de evitar a ambiguidade própria deste tipo de operações, deve-se utilizar uma linguagem própria, a linguagem documental.
A linguagem documental é aquela que deriva de uma convenção e destina-se a registar o conteúdo de um documento para mais tarde poder ser recuperado através de uma pesquisa.
É uma linguagem artificial porque resulta de regras estabelecidas antes do seu uso com o objectivo de normalizar, ao contrário da linguagem natural que resulta do desenvolvimento natural da linguagem usada habitual por todos nós.
Distinguem-se dois tipos de linguagem documental:
- Linguagens categoriais de estrutura hierárquica: significa que o conhecimento se encontra estruturado em categorias (em classes); a estrutura é hierárquica pois reúne as diversas categorias numa relação por afinidade do assunto em comum e hierarquiza-as desde o assunto mais geral, até ao mais específico. Ou seja, a um tema mais geral subordina-se um outro que esteja relacionado com o primeiro, mas que trata o assunto a um nível mais específico. São as usadas nos sistemas de classificação. Expressam-se através de símbolos (algarismos, sinais ou letras).
- Linguagens de estrutura combinatória: usam termos controlados, mas estes expressam-se através da linguagem natural. Trata-se na mesma de uma linguagem artificial, já que os termos são controlados a partir de normas que resultam de convenções. É o caso dos tesauros e das listas de autoridade, cujos descritores se expressam em linguagem natural, mas que são elaborados respeitando convenções elaboradas por organismos de normalização internacional (NP 3715 e NP 4036, do Instituto Português da Qualidade, que traduzem as normas ISO 5963 e ISO 2788, respectivamente; no entanto, a norma ISO 25964, em duas partes, de 2011, é mais recente).
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