Linguagem e técnica documentais

Devemos aprender a linguagem documental e a saber utilizar o catálogo da biblioteca. É uma aprendizagem para o resto da vida e aplicável a muitas situações fora do contexto escolar.

Uma biblioteca tem duas funções fundamentais, hoje e sempre:

1. recolher e conservar informação, contida em documentos.
2. proporcionar condições de consulta dessa informação ao público.

A segunda função obriga a que a primeira seja efectuada em condições tais que permita a localização e recuperação dos documentos eficientemente.

Ao longo dos séculos foi-se desenvolvendo um conjunto de técnicas e uma linguagem específica. Através de organizações internacionais de bibliotecários, os princípios básicos, as normas, os procedimentos técnicos, conceitos e termos  foram-se harmonizando em todo o mundo de tal forma que, hoje, aprendendo nas nossas bibliotecas escolares a linguagem e a técnica documentais, qualquer aluno (e docente) fica a dominar  os aspectos essenciais da pesquisa bibliográfica para o resto da vida. 

Numa biblioteca, a informação está contida nos documentos aí depositados, que deve estar tratada de forma a poder ser facilmente colocada à disposição do leitor. O instrumento que permite essa recuperação da informação é o catálogo (ver tutoriais neste blogue).

A aprendizagem da linguagem e técnica documentais por parte dos leitores visa torná-los autónomos e eficientes na utilização dos serviços e nas tarefas de pesquisa. Com a generalização dos meios informatizados, estes serviços começam a estar disponíveis através da WEB, ao alcance de cada um onde quer que esteja.

AS BIBLIOTECAS NO TEMPO DA INFORMAÇÃO DIGITAL

Com a generalização dos recursos digitais, da utilização do computador e dos recursos da WEB, poder-se-ia pensar que o papel das bibliotecas estaria acabado. Ora, a realidade é diferente, uma vez que o crescimento desmesurado do número de documentos obriga a uma organização da informação (relevante/irrelevante; confiável/não confiável; etc.) com recurso ao património dos conceitos, normas e técnicas documentais aplicados à tecnologia mais recente. Já não é do domínio da Ficção Científica a existência de bibliotecas sem livros impressos, nem estantes ou sala de leitura. Continua-se a falar em biblioteca porque a informação que fornece está organizada e o leitor pode aceder com um elevado grau de confiança ao documento já que, por detrás, há o trabalho mediador do documentalista.

FUNÇÃO DA LINGUAGEM DOCUMENTAL

A linguagem documental é usada para memorizar o conteúdo de um documento e permitir que este seja mais tarde recuperado. Por outras palavras, um documento recebido numa biblioteca é tratado por profissionais, que fazem duas operações fundamentais para que seja facilmente localizado e usado quando um leitor necessitar dele: 1) descrição e 2) estabelecimento de critérios de acesso .

1. A descrição faz a caracterização do documento nos seus diversos elementos:
   • Título e menção da responsabilidade (autoria ou autorias)
   • Menção da edição (se é 2.ª, 3.º ou 14 edição; se é revista e aumentada, etc.).
   • Pé de imprensa: lugar da edição, nome do editor, data da edição.
   • Colação: descrição física (n.º de páginas, se é ilustrado, formato, se é acompanhado por outro material – CD-ROM, brochura, etc.)
   • Colecção.
   • Notas. apontamentos com elementos que se julgar interessante como informação ao leitor e que não estão contidos nos pontos acima.
   • ISBN
2. Estabelecimento de critérios (ou pontos) de acesso. Hoje em dia , um leitor, através de um catálogo, pode fazer a busca de documentos  pelo título, pelo autor, pelo assunto, data, editor, ou outro elemento: são os pontos de acesso ao documento. Quando não há catalogação informatizada, o ponto de acesso faz-se apenas pelo autor e pelo assunto ou, raramente, também pelo título. A velha tecnologia das fichas em cartão normalizado, guardadas em gavetas de mau acesso, não permite mais possibilidades por causa do custo. Com a crescente informatização dos catálogos, as possibilidades alargaram-se extraordinariamente, desde que o trabalho de inserção dos dados pelos documentalistas seja bem feito.

A função de documentalistas qualificados nos serviços das bibliotecas justifica-se com a necessidade de executar as tarefas de descrição e de estabelecimento de pontos de acesso com uma qualidade tal que os leitores possam ter confiança quando tentam recuperar os documentos que contêm a informação desejada. A maior parte das tarefas obedece a normas muito precisas,  aprovadas por organizações internacionais, e ao estabelecimento de critérios claros em cada biblioteca, de forma a estabelecer padrões rigorosos no trabalho efectuado.

A normalização e o trabalho consciencioso tornam possível, também, que os catálogos das diferentes bibliotecas possam integrar-se uns nos outros e os leitores tenham acesso não só à informação do que uma biblioteca contém, mas igualmente o que outras bibliotecas oferecem, desde que trabalhem em rede. É o caso da Rede de Bibliotecas da Mealhada (aqui), que agrupa todas as bibliotecas do Concelho, e a PORBASE, catálogo colectivo das bibliotecas portuguesas, incluindo os catálogos da Biblioteca Nacional de Portugal e de mais 180 instituições.