O controlo de autoridade é o TRABALHO INTELECTUAL de criação e actualização dos registos de autoridade.
Consiste num processo de estabelecimento de NORMAS na atribuição de pontos de acesso (ou cabeçalho) com o fim de fixar a forma predominante e inequívoca como os pontos de acesso devem ser registados no catálogo. Por exemplo, para assegurar que um leitor que faça uma busca num catálogo encontre sempre as obras de um determinado autor, deve-se determinar uma só forma do cabeçalho (ou ponto de acesso) desse autor, estabelecendo-se assim a forma autorizada, seguindo as convenções e recomendações internacionais. Esta operação também é feita para títulos, assuntos, editores, etc..
Imaginemos que estávamos à procura de elementos de informação sobre Camilo Castelo Branco. Pesquisemos pelo nome do escritor. Se procurássemos pelo termo “Camilo Castelo Branco”, muito provavelmente não obteríamos resultados porque as normas obrigam a iniciar a referência a pessoas pelo apelido. Procuremos por “Castelo Branco, Camilo”. O apelido “Castelo Branco” é um termo composto, ou seja, é um termo justaposto por duas ou mais palavras, mas sem adjunção morfológica, ou seja, juntas exprimem uma ideia mas são compostos por palavras que mantêm a sua forma inicial – Castelo Branco, Viana do Castelo, Sá da Bandeira, arco-íris. As regras prevêem que nestes casos se registe desta forma.
Na PORBASE, os técnicos elegeram a forma “Castelo Branco, Camilo, 1825-1890” como a eleita e previram um caso remissivo. As datas são do nascimento e do óbito do escritor e servem para distinguir de outro nome que pudesse ser igual ou semelhante. Serve, portanto, de elemento de distinção.
Com os sistemas automatizados modernos, estas operações foram muito facilitadas, mas, mesmo assim, necessita-se de ter um cuidado muito grande na operação de registo. Uma letra ou algarismo a mais ou a menos, uma virgula com ou sem espaço, a falta de um acento, é o suficiente para não conseguirmos recuperar a informação em muitos dos sistemas. Felizmente que os programas para profissionais já são concebidos para recuperar formas próximas, o que pode trazer mais “ruído” (resultados indesejados), mas também evitar certos “silêncios” (ausência de resultados pertinentes) causados por lapsos.
O que os novos sistemas informáticos não prescindem é de uma boa gestão documental, que depende essencialmente das pessoas que operam as máquinas, quer na introdução de dados, quer na sua recuperação.
Não se podem exprimir os pontos de acesso tal como aparecem nos documentos.
É necessário unificar os dados, fazendo controlo de autoridade. Embora seja uma fórmula convencional, serve para AGRUPAR, de forma lógica, documentos que, de outra forma, apareceriam dispersos no catálogo.
Imaginemos agora no caso de um assunto que um leitor procura num catálogo, mas que tem diversas designações: sector social, organizações não lucrativas, cooperativas, sociedades mutualistas, instituições particulares de solidariedade social, organizações não governamentais, etc. Ora, se exprimíssemos os pontos de acesso tal como aparecem nos documentos, haveria um dispersão de termos que, no fundo, se referem ao mesmo fenómeno. Teríamos de eleger uma forma predominante e inequívoca como ponto de acesso, sector social por exemplo, ou seja, reunia-se sob um mesmo termo eleito para ser colocado no campo destinado ao cabeçalho de assuntos.
Objectivos:
- Unificar os pontos de acesso que estão expressos de forma diferente, caso dos sinónimos nos assuntos (matrimónio/casamento), por exemplo.
- Conseguir diferenciar pontos de acesso que se podem identificar da mesma maneira.
- Permite que o catálogo seja uma rede de relações onde nos movamos com segurança desde as formas não eleitas mediante o sistema de remissões.
- Encaminhar o utilizador, mediante notas explicativas, para uma classe, categoria ou grupo de encabeçamentos.
Daqui resulta a constituição de listas ou ficheiros de autoridade, documentos nos quais se regista a forma obrigatória e predominante.
- RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTRUÇÃO DE REGISTOS DE AUTORIDADE – BLX
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