Quando não se tem acesso a um tesauros, cada serviço de documentação deve elaborar lista de cabeçalhos de assuntos.
A expressão autoridade significa aqui que os termos escolhidos têm o papel de fundamentar a decisão que se vai tomar na escolha dos descritores.
Trata-se de uma lista convencional de assuntos que são usados como pontos de acesso no catálogo de uma bibliotecas ou de um outro serviço de documentação. É uma convenção porque os autores da lista fazem da sua escolha uma norma de procedimento, tal como as regras sociais não escritas são seguidas pelas pessoas nas suas relações sociais.
O grande objectivo é optimizar os pontos de acesso, evitando casos de falta de coerência e integridade dos catálogos.
Uma lista deste tipo contém descritores, sinónimos e quase-sinónimos dos termos que são usados na indexação e na recuperação por assunto de um documento.
Vejamos o exemplo clássico de “casamento” e “matrimónio”, que, não querendo dizer exactamente a mesma coisa, são usados normalmente como sinónimos. Se tivéssemos dois documentos na biblioteca sobre o tema e aplicássemos a um o termo “casamento” e a outro “matrimónio”, um leitor que fizesse uma pesquisa por um dos termos só recuperaria um dos documentos e não os dois. Para evitar esta ambiguidade, a biblioteca deverá adoptar apenas um dos termos e utilizar sempre o mesmo critério, elaborando uma lista de descritores e indicando a forma como os respectivos sinónimos e quase-sinónimos deverão ser reconvertidos nos termos adoptados.
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